ペーパーレス化
CHARACTER MARKETING
ペーパーレス化でDXを推進！
業務効率化を成功させるために
知っておきたい基礎知識
テレワークが一般化し、業務効率を上げるためのDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する企業が増えています。DXとは、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること※」を指し、DXの一部として、紙のビジネスツールの電子化が推奨されています。
本記事では、国内のペーパーレス化の現状やペーパーレスのメリット・デメリット、業務効率化のためにペーパーレス化した方がよいビジネスツールなどを紹介します。「自社でDXを進めたいけれど何から始めていいかわからない」「ペーパーレスのメリットが知りたい」という担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
そもそもペーパーレスとは？
ビジネスシーンにおける「ペーパーレス」とは、紙の書類やビジネスツールを電子化し、保存・活用することを意味します。業務内で紙の書類のやりとりを減らすことは業務改善やコストの削減につながるため、積極的にペーパーレス化に取り組む企業が増えています。
1ペーパーレス化を推進する法制度
日本では現在、政府の主導でペーパーレス化を推進しています。これまでに、1998年の「e-文書法」や2004年の「電子帳簿保存法」など、紙の保管が必要だった文書や帳簿の電子化を認める法律が施行されました。
28割以上の企業がペーパーレスに着手
企業の担当者を対象に実施した、「ペーパーレス化」に関する調査によると、80％以上の企業が「ペーパーレス化に取り組んでいる」と回答。どの会社も積極的にペーパレス化に取り組んでいることが分かります。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化は、業務促進以外にも企業にとってさまざまなメリットがあります。以下では、ペーパーレス化の多様なメリットについて解説します。
1
コスト削減
ペーパーレス化の実施において、最も実感しやすいメリットのひとつがコストの削減ではないでしょうか。これまで、社内文書やカタログなどの営業ツールを含め、ビジネスにおけるさまざまなシーンで紙の印刷物が活用されてきました。これら用紙代、印刷代、配送費用、廃棄費用やコピー機のメンテナンス費用などを維持するコストは、ペーパーレス化によって大きく削減できるでしょう。
2
文書保管の利便性
ペーパーレス化によって紙の書類を保管するスペースが削減できれば、オフィスを広々と活用できます。書庫や資料庫が丸々一部屋空き、会議室や応接室として活用できるケースもあるでしょう。また、資料持ち出しの管理にかかる手間も不要になり、紛失や破損のリスクも少なくなります。データ化した書類は検索システムで簡単に取り出せるため、膨大な書類から必要な情報を探すこともありません。
3
セキュリティの向上
社外秘などの重要な書類は、たとえ注意喚起を行っていても、関係者に配布してしまえば個人の取り扱いになり、持ち出しや紛失、文書改ざんなどのリスクが発生します。一方で、電子化された文書の場合は閲覧やアクセス権限のコントロールができるため、情報漏えいや不正改ざんを予防でき、セキュリティ向上につながります。
4
SDGsによる企業イメージの向上
SDGsとは、「持続可能な開発目標」という意味を持ち、具体的には「企業が地球や人の未来のために継続的に行う取り組み」を指します。近年、消費者にとっても企業で働く人にとっても、「企業がどんな社会的活動に取り組んでいるのか？」が重要な選択基準となっています。業務効率化によって従業員の負担を削減できる、ペーパーレス化は、社員のモチベーションアップにつながることはもちろん、取引先、さらには消費者や株主に対しても、好印象を与えられるでしょう。
ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化は、100%メリットだけというわけではありません。紙には紙の弱点があるように、デジタルにもデメリットは存在します。本章では、ペーパーレス化を検討する前に知っておいてほしいデメリットについて解説します。
1
導入時にコストやリソースがかかる
企業がペーパーレス化を実現するには、サーバーやインフラの整備、システムの導入、デバイスの準備、ツールを使いこなすための社員研修など、さまざまな工程を踏む必要があります。当然ながら、初期コストや社員の負担は一時的に増えるでしょう。一方で、ペーパーレス化が進められれば、印刷物にかかるコストの削減や、業務効率化による働き方の改善が期待できます。社員に十分な説明を行い、長期的な視点で取り組む必要があるでしょう。
2
デジタル文書の可読性や一覧性が低い
パソコンやタブレットなどのデジタルデバイスは、紙媒体に比べて可読性に劣ります。また、紙の資料であれば、デスク上に複数同時に広げて閲覧できますが、ディスプレイでは複数の資料を見比べるのが困難です。A3サイズのような大きな資料をそのまま電子化した場合は、ディスプレイで見ると全体像が小さく、拡大しながら読まなくてはいけない点も留意しましょう。
3
システム障害リスクがある
システム障害は、紙の書類にはないペーパーレスならではの弊害です。障害が発生した際は、データの閲覧ができなくなる可能性があり、復旧にどれくらいの時間がかかるのかも不明です。さらに、システム障害によるデータの紛失もあり得るため、電子化した書類や文章はクラウド上に保存したり、バックアップを取っておいたりして、紛失リスクに備えましょう。
業務効率化のためにペーパーレス化したい書類
「ペーパーレス化」というと、全ての紙媒体を電子化し、社内の印刷物を0にしなくてはいけないと思われがちですが、その必要はありません。業務効率化という目的においては、「紙で閲覧した方がよい書類」と「電子化した方がよい書類」を分類し、使い分けることこそ重要なのです。本章では、業務効率化のためにペーパーレス化したい書類について解説します。
1「電子帳簿保存法」「e-文書法」で電子化が認められている書類
「電子帳簿保存法」や「e-文書法」で電子化が認められている、契約書や請求書、領収書、国税関係書類などの書類は、発生する頻度はもちろん、社内外でのやりとりも多い書類です。データ化することで業務効率化に大きく貢献するでしょう。
2会議資料
リモートワークが普及した現在、会議資料の電子化はすでに一般化しています。アクセス制限をつけることで情報漏えい対策ができ、編集履歴などの共有も容易になったことで、業務効率化につながっていると言えます。
3パンフレット・リーフレット・カタログ
会社案内パンフレットや商品リーフレット、カタログなどの営業ツールを電子化することで、営業担当者は重い書類を持ち歩く必要がなくなり、プレゼンツールとしても機能性がアップすることでしょう。また、印刷コストや顧客への配送コストも大きく削減できます。
4チラシやポスター
たとえば、チラシやポスターにキャンペーン情報を入れたい場合などは、一度入稿した印刷物を刷り直す必要があり、膨大な手間とコストが必要です。一方で、データ化されたものであれば修正や更新が気軽に行えるため、リソース、コストの両面でメリットがあるでしょう。
【まとめ】ペーパーレス化で業務効率化をはかろう！
ペーパーレス化はDXを進めるにあたって重要な施策のひとつです。ただし、全ての書類を電子化すれば良いというわけでなく、紙媒体との住み分けを行って、紙を必要最低限まで減らし、よりスマートなビジネス環境づくりを行う必要があるでしょう。
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